事業者は原則として帳簿を備え付け、一定期間保存しておく義務があります。

税務調査があった場合には、通常過去3年の帳簿や領収書などの書類を国税当局に提示することが多いですが、これらを紙ではなくデータで行うということになりました。

 

電子帳簿保存法ってなに？

電子帳簿保存法（以下、電帳法と言います）とは、帳簿などの国税関係書類について、紙ベースからデータでの保存などを義務付けるというものです。

電帳法は主に3つの保存区分があります。

 

①電子帳簿等保存

②スキャナ保存

③電子取引データ保存

 

①電子帳簿等保存とは

電子帳簿等保存とは、自社が会計ソフトなどを使って作成した帳簿や決算関係書類を作成から一貫して「電子データのまま」保存することを言います。

具体例

・仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳など（帳簿）

・貸借対照表、損益計算書など（決算関係書類）

 

②スキャナ保存とは

スキャナ保存とは、「紙で作成・受領した書類」をスキャナ（スマホやデジカメなどで撮影した画像も含まれます）で画像保存したものを言います。

具体例

・契約書、領収書、請求書など

書類には、上記①の帳簿や決算関係書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書など）はスキャナ保存の対象から除かれます。

 

③電子取引データ保存とは

電子取引データ保存とは、取引情報をメール等の電子データを保存することです。

領収書や請求書を紙でもらった場合には、紙で保存しなければなりませんが、これらをメール等の電子データでやり取りした場合には「電子取引」になり、そのデータを保存しなければならないということです。

 

誰が対象？

電帳法は国税関係書類が対象となるので、事業者の方が対象です。

所得税法や法人税法、消費税法などの国税については、帳簿の保存要件が定められています。

 

いつから電子化しなければならないのか？

2022年1月に改正の電帳法ですが、中小企業の対応が困難等とのことから2023年（令和5年）12月末まで期限が延期されています。2024年（令和6年）1月1日から制度の運用がスタートしますので今からコツコツ準備を始めていくことが必要かと思います。

2023年12月末までの分は、紙での保存も認められています。